Leistungsbeschreibung
Leistungsbeschreibung
1. Allgemein
Paperfly ist ein Dokumentenanforderungsmanagementsystem (Document Request Management System – DRMS) für Unternehmen, welches dem Kunden hilft, Geschäftsprozessworkflows zu optimieren. Analoge und digitale Dokumente können auf mobilen Endgeräten oder Desktop Computern fallbezogen eingepflegt, typisiert, qualitätsgesichert, annotiert, getaggt und durchsuchbar gemacht, sowie an Schnittstellen verschiedener Standardsoftwarepakete und Cloud-Lösungen übergeben werden.
Grundfunktionalitäten wie das das Senden von bis zu 10 Dokumentenanfragen pro Monat sind im Demonstrationsbetrieb kostenfrei. Der Speicherplatz im Demobetrieb ist auf 1GB beschränkt. Der produktive Einsatz des Systems im Demobetrieb ist erlaubt. Es soll dem Kunden hier vielmehr eine zeitlich unbeschränkte und einfache Möglichkeit an die Hand gegeben werden, das DRMS in seinem Geschäftsumfeld vor Abschluss eines Abonnements zu prüfen, um sich von der Stabilität, Arbeits- und Zeitersparnis zu überzeugen.
2. Leistungen
2.1 Document Collection
Paperfly Document Collection bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, Dokumente von anderen Drittparteien anzufordern. Um die Document Collection Funktion zu nutzen, muss der Nutzer den entsprechenden Baustein der Anfrage hinzufügen. Der Nutzer kann den Titel des anzufordernden Dokuments ändern, sowie festlegen, ob es sich um ein optionales Dokument handelt. Der Empfänger der Anfrage kann das angeforderte Dokument mit seinem Smartphone abfotografieren/scannen und hochladen. Paperfly unterstützt den Empfänger beim Scannen der Dokumente durch folgende Funktionen: Automatische Randerkennung, Automatische Perspektivkorrektur, sowie Automatische Bildoptimierung.
2.2 Paperfly Quick Forms
Paperfly QuickForms bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, Web-Formulare per Drag and Drop zu erstellen. Um die QuickForms Funktion zu nutzen, muss der Nutzer den entsprechenden Baustein der Anfrage hinzufügen. Der Nutzer kann sich bei der Erstellung einer Anfrage entscheiden, ob er ein neues QuickForm erstellen möchte, oder ob er eine bestehende Vorlage benutzen möchte. Ein QuickForm kann aus folgenden Komponenten bestehen: Textfeld, Zahlenfeld, Mehrzeiliges Textfeld, Datumsauswahl, Checkboxen, Auswahlliste, Optionsfeld, Link, Überschrift, Paragraph, Trennlinie. Wenn die Unterschriftsfunktion für das Nutzerkonto aktiviert/bestellt wurde, wird auch ein Unterschriftsfeld dazu angezeigt. Das QuickForm wird dem Empfänger zum Ausfüllen angezeigt. Der Empfänger kann eine Anfrage abschließen, wenn er alle Pflichtfelder ausgefüllt hat.
2.3 Paperfly Mobile PDF
Paperfly Mobile PDF bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, vorhandene PDF-Dateien hochzuladen, zu bearbeiten und an Drittparteien zu senden. Wenn die hochgeladene PDF-Datei ausfüllbare Felder enthält, werden diese – soweit die Felder mit den Paperfly-Feldern kompatibel sind – in Paperfly übernommen. Darüber hinaus hat der Nutzer die Möglichkeit folgende Felder manuell hinzuzufügen: Textfeld, Zahlenfeld, Mehrzeiliges Textfeld, Datumsauswahl, Checkboxen, Auswahlliste, Optionsfeld, Link. Wenn die Unterschriftsfunktion für das Nutzerkonto aktiviert/bestellt wurde, wird auch ein Unterschriftsfeld dazu angezeigt. Das QuickForm wird dem Empfänger zum Ausfüllen angezeigt. Der Empfänger kann eine Anfrage abschließen, wenn er alle Pflichtfelder ausgefüllt hat.
2.4 Elektronische Signatur
Paperfly bietet die elektronische Signatur nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG an. Die Paperfly-Funktion der elektronischen Signatur kann nur in Kombination mit Mobile PDF oder QuickForms genutzt werden. Ist die Funktion der elektronischen Signatur aktiviert, kann der Nutzer ein Unterschriftsfeld in das Dokument hinzufügen. Der Empfänger bekommt die Anfrage per E-Mail oder SMS zugestellt. Ist die Anfrage durch eine Zweifach-Authentifizierung verschlüsselt, muss der Empfänger erstmal den ihm über einen anderen Kommunikationskanal mittgeteilten Sicherheitsschlüssel eingeben, um die Anfrage sehen zu können. Der Empfänger muss auf das Unterschriftsfeld klicken, um das Dokument zu unterschreiben. Er hat die Möglichkeit entweder ein bestehendes Unterschriftsbild hochzuladen oder direkt auf dem Bildschirm mit dem Finger/Mauszeiger zu unterschreiben. Wird eine Anfrage, die mindestens ein Unterschriftsfeld enthält, abgeschlossen, wird von dem Paperfly-Server der Zeitpunkt der Datenübertragung protokolliert. Aus den ursprünglich hochgeladenen Dokumentseiten sowie aus den vom Nutzer eingegebenen Daten (inkl. Unterschriftsbild) wird eine neue Datei erstellt. Die Datei wird mit einem Zertifikat signiert und gegen Änderungen gesperrt. Paperfly stellt dem Nutzer einen Audit-Trail zur Verfügung, in dem alle Prozessschritte protokolliert sind.
2.5 Payment Collection
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, Zahlungen von Drittparteien anzufordern. Equinox FinTech Solutions GmbH arbeitet mit Stripe Payments Europe, Limited, um Payment Collection in Paperfly anzubieten. Bevor die Payment Collection Funktion genutzt werden kann, muss ein Bevollmächtigter des Unternehmens den Onboarding-Prozess von Stripe durchlaufen. Ist der Onboarding-Prozess abgeschlossen, kann der Nutzer eine Zahlungsanfoderung durch den entsprechenden Baustein der Anfrage hinzufügen. Der Nutzer muss den Betrag eingeben, den er vom Empfänger der Anfrage anfordert, sowie einen Verwendungszweck. Dem Empfänger der Anfrage werden verschiedene Möglichkeiten angeboten, um den angeforderten Betrag zu bezahlen. Der vom Empfänger erhaltene Betrag wird dem Unternehmen (Kunden von Equinox FinTech Solutions GmbH) in Stripe gutgeschrieben. Der Kunde kann festlegen, ob das angesammelte Guthaben ihm täglich, wöchentlich oder monatlich ausgezahlt wird. Alternativ kann der Kunde die Auszahlung manuell vornehmen.
2.6 Dokument zur Information
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, dem Empfänger ein Dokument zur Information zu senden. Der Nutzer kann entweder eine neue Datei (PDF, PNG, JPG) hochladen, oder eine bestehende Vorlage nutzen. Der Empfänger schickt keine Daten zurück.
2.7 Dokument zur Sofortbestätigung
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, dem Empfänger ein Dokument zu senden, dessen Inhalt der Empfänger lesen und bestätigen muss. Der Nutzer kann entweder eine neue Datei (PDF, PNG, JPG) hochladen, oder eine bestehende Vorlage nutzen. Eine Anfrage kann nur abgeschlossen werden, wenn der Empfänger das Dokument bis nach unten gescrollt hat und auf den Bestätigen-Button geklickt hat. Der Nutzer kann festlegen, wie der Button heißen soll.
2.8 Team Funktionen
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an in einem Team mit anderen Nutzern des gleichen Unternehmens zusammen zu arbeiten. Alle Nutzer eines Teams können alle Anfragen sehen, die vom einem Teammitglied erstellt wurden. Jedes Teammitglied hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionalitäten der Teamanfragen.
2.9 Vorlagen
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeiten an, häufig genutzte Dokumentenanfragen als Vorlage zu speichern. Darüber hinaus kann der Nutzer auch für einzelne Anfragebausteine Vorlagen anlegen. Es können folgende Vorlagearten angelegt werden: Workflow, QuickForm, PDF-Formular, Dokument zur Information, Dokument zur Sofortbestätigung.
2.10 Zwei-Faktor-Authentifizierung
Paperfly bietet dem Nutzer die Möglichkeit an, eine Dokumentenanfrage durch einen freiwählbaren Sicherheitsschlüssel zu verschlüsseln. Der Sicherheitsschlüssel muss dem Empfänger der Anfrage über einen Kommunikationskanal außerhalb von Paperfly (z.B. telefonisch) mittgeteilt werden. Der Empfänger der Anfrage kann den Inhalt der Anfrage erst sehen, wenn er den mittgeteilten Sicherheitsschlüssel eingibt.
2.11 OCR
Dokumente, die eingereicht werden, können – wenn aktiviert – von Paperfly inhaltlich durch Long Short Term Memory OCR geparst werden. Aktuell werden nur Dokumente in der deutschen Sprache unterstützt. Andere Sprachen werden auf Anfrage angeboten. Der aus dem Dokument extrahierte Text steht dem Nutzer zum Exportieren bereit.
2.12 Paperfly Web Portal
Das Paperfly WebPortal ist eine Webanwendung, die es dem Nutzer erlaubt die Paperfly-Funktionen direkt im Browser zu nutzen. Für die Nutzung des Paperfly WebPortal muss der Nutzer sich registrieren. Für die Registrierung ist erforderlich, dass der Nutzer folgende Daten eingibt: Vorname, Nachname, E-Mail, Passwort, sowie einen Einladungscode. Den Einladungscode erhält der Nutzer entweder von Paperfly bei der erstmaligen Einrichtung, oder von seinem Vorgesetzten im Unternehmen, wenn der Nutzer zu einem Team hinzugefügt wird.
3. Leistungen
3.1 Grundlegende kostenlose Leistungen im Demonstrationsbetrieb:
– Zugriff auf die Desktop Browser-Anwendung Paperfly WebPortal zur Verwaltung der Dokumente, Dokumentenanfragen und Geschäftsvorfall-Templates
– Erstellung einer beliebige Anzahl Templates für Geschäftsvorfälle
– Bis zu 10 Dokumentenanfragen per E-Mail oder SMS.
– In Papierform vorliegende Dokumente können mittels einer kostenlos aufrufbaren Progressiven Client Webanwendung (Client PWA) auf Android oder iOS-Smartphones gescannt, hochgeladen und automatisiert in das System eingepflegt werden
– manueller Import von digitalen Dokumenten im PDF Format über ein Upload-Formular im Browser
– 1 GB nicht öffentlicher Speicherplatz wird auf einem Rechenzentrum in Deutschland zur Verfügung gestellt.
– Dokumente werden bei Nutzung des von Equinox zur Verfügung gestellten Cloud-Speicher nach dem 256-bit Advanced Encryption Standard (AES-256) verschlüsselt gespeichert
– angeforderte Dokumente, die in das DRMS importiert wurden, können jederzeit von der anfordernden Entität gelöscht werden.
Die Verfügbarkeit des Systems sowie die räumlichen Nutzungsbeschränkungen können den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der
Equinox GmbH (AV Equinox), sowie den Vertragsbedingungen für die Nutzung von Software über das Internet (SAAS-Equinox) entnommen werden.
3.2 Out-of-the-box workflows, Custom workflows
Es werden einige Standard-Geschäftsvorfall-Workflows als Anwendungs-Beispiele des DMS mitgeliefert. Darüber hinaus können beliebig viele Custom Workflows für Geschäftsvorfälle definiert werden.
3.3 Cloud Storage, Verschlüsselung
Dokumente werden in einem deutschen Rechenzentrum mit serverseitiger 256-Bit AES Verschlüsselung gespeichert.
3.4 PDF-Export
Der Nutzer hat zu jeder Zeit die Möglichkeit einzelne oder mehrere Dokumente als PDF herunterzuladen und lokal abzuspeichern.
3.5 Geschäftliche Nutzung
Das Paperfly DRMS richtet sich explizit an Unternehmer, Gewerbetreibende, Freiberufler und öffentliche Institutionen. Eine geschäftliche Nutzung im kostenlosen Demonstrationsmodus ist erlaubt. (vgl. Leistungsbeschreibung 1. Allgemein).
4. Kostenpflichtige Abonnements
Ein kostenpflichtiges Abonnement ergänzt den kostenlosen Funktionsumfang des Paperfly DRMS. Im kostenpflichtigen Abonnement ist die Gesamtanzahl der möglichen Requests pro Monat nicht begrenzt.
5. Unterstützte Formate und Dateigrößen
Nachfolgend aufgelistete Dateiformate können im Paperfly DRMS verarbeitet werden:
· DOCX
· JPEG
· PNG
Dateien, die größer als 50MB sind werden vom paperfly DRMS unterhalb eines Enterprise Service Levels nicht verarbeitet.
6. Systemvoraussetzungen
Sämtliche Nutzerdaten und Dokumente werden auf einem Rechenzentrum innerhalb Deutschlands gespeichert. Voraussetzung für das Senden von Dokumentenanfragen und die Nutzung des Paperfly WebPortals auf allen zur Verfügung gestellten Plattformen, ist die Übermittlung der Zugangsdaten an Paperfly beim Start des Systems.
Die Bereitstellung und Überlassung des erforderlichen Internet-Zugangs, die Verbindungen zum Internet sowie die erforderliche technische Ausstattung wie Rechner und Browser bzw. mobile Endgeräte erfolgt nicht durch die Equinox GmbH.
7. Webapplikation
Die Webapplikationen Paperfly WebPortal und Paperfly Client PWA sind in der Regel mit den derzeit aktuellsten Versionen von Chrome, Mozilla Firefox, Opera und Safari kompatibel. Die jeweils aktuellste genaue Auflistung der kompatiblen Browser mit Versionsnummernangabe wird unter Systemvoraussetzungen bereitgestellt.
Die Equinox GmbH kann den vollen Funktionsumfang nur bei Verwendung der dort genannten Browser innerhalb der angegebenen Softwareversionierung gewährleisten. Um alle Funktionalitäten nutzen zu können, müssen JavaScript und Cookies aktiviert sein.
8. Unterstützung mobiler Endgeräte
Die Equinox GmbH stellt dem Nutzer neben der Paperfly Desktop Portal Webapplikation eine mobile Webapplikation für Android- und iOS Endgeräte zur Verfügung. Eine Auflistung der minimalen Betriebssystemanforderungen findet sich hier.
Neben der Upload Funktionalität über ein Web-Formular kann auch die Kamera eines mobilen Endgerätes (soweit technisch vorhanden) genutzt werden, um ein Dokument zu scannen und anschließend im Paperfly DRMS einzupflegen.
9. Support
Der Nutzer kann sich bei Fragen und Problemen an support@equinox-fintech.de wenden.
Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Equinox GmbH (AV Equinox), sowie die Vertragsbedingungen für die Nutzung von Software über das Internet (SAAS-Equinox).
Münster, 4. Juni 2025.