Rechtliche Informationen

Vertragsbedingungen der Equinox FinTech Solutions GmbH

für die Nutzung von Software über das Internet

(Software as a Service)

  -SaaS Equinox-

1. Leistungen

1.1 Der Anbieter stellt die vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere den Zugang zur Software, in seinem Verfügungsbereich (ab Schnittstelle Rechenzentrum zum Internet) bereit. Leitungsumfang und Beschreibung der paperfly Scan- und Portal Software sind der Paperfly Leistungsbeschreibung, bzw. dem individuellen Kundenangebot zu entnehmen.

1.2 Darüberhinausgehende Leistungen, etwa die Entwicklung kundenindividueller Lösungen oder erforderliche Anpassungen bedürfen eines gesonderten Vertrages.

1.3 Der Anbieter kann aktualisierte Versionen der Software bereitstellen.

Der Anbieter wird den Kunden über aktualisierte Versionen und entsprechende Nutzungshinweise auf elektronischem Wege informieren und diese entsprechend verfügbar machen.

2. Nutzungsumfang

2.1 Die vertragsgegenständlichen Leistungen dürfen nur durch den Kunden und nur zu den im Vertrag vereinbarten Zwecken verwendet werden. Der Kunde darf während der Laufzeit des Vertrages auf die vertragsgegenständlichen Leistungen mittels Telekommunikation (über das Internet) zugreifen und mittels eines Browsers oder einer anderen geeigneten Anwendung (z.B. „App“) die mit der Software verbundenen

Funktionalitäten vertragsgemäß nutzen. Darüberhinausgehende Rechte, insbesondere an der Software oder den ggf. bereitgestellten Infrastrukturleistungen im jeweiligen Rechenzentrum erhält der Kunde nicht. Jede weitergehende Nutzung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters.

2.2 Der Kunde darf die Software insbesondere nicht über den vereinbarten Nutzungs-umfang hinaus in Anspruch nehmen oder von Dritten nutzen lassen oder sie Dritten zugänglich machen. Insbesondere ist es dem Kunden nicht gestattet, Software oder Teile davon zu vervielfältigen, zu veräußern oder zeitlich begrenzt zu überlassen, zu vermieten oder zu verleihen.

2.3 Der Anbieter ist berechtigt, angemessene technische Maßnahmen zum Schutz vor einer nicht vertragsgemäßen Nutzung zu treffen. Der vertragsgemäße Einsatz der Leistungen darf dadurch nicht mehr als nur unwesentlich beeinträchtigt werden.

2.4 Im Falle eines vertragswidrigen Überschreitens des Nutzungsumfangs durch einen Nutzer oder im Falle einer unberechtigten Nutzungsüberlassung hat der Kunde dem Anbieter auf Verlangen unverzüglich sämtliche ihm verfügbaren Angaben zur

Geltendmachung der Ansprüche wegen der vertragswidrigen Nutzung zu machen, insbesondere Name und Anschrift des Nutzers mitzuteilen.

2.5 Der Anbieter kann die Zugangsberechtigung des Kunden widerrufen und / oder den Vertrag kündigen, wenn der Kunde die ihm gestattete Nutzung erheblich überschreitet oder gegen Regelungen zum Schutz vor unberechtigter Nutzung verstößt. Damit verbunden kann der Anbieter den Zugriff auf die vertraglichen Leistungen unterbrechen bzw. sperren. Der Anbieter hat dem Kunden vorher grundsätzlich eine angemessene Nachfrist zur Abhilfe zu setzen. Der alleinige Widerruf der Zugangsberechtigung gilt nicht zugleich als Kündigung des Vertrages. Den Widerruf der Zugangsberechtigung ohne Kündigung kann der Anbieter nur für eine angemessene Frist, maximal 3 Monate, aufrechterhalten.

2.6 Der Anbieter ist bei  schwerwiegenden Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen (vgl. Ziff. 6.2) berechtigt, Benutzerkonten auch ohne Fristsetzung temporär einzufrieren oder ganz zu schließen, wenn dies notwendig ist, um Schaden vom Anbieter selbst oder anderen Nutzern abzuwenden und die Sicherheit und den Betrieb der Software sicherzustellen.

2.7 Der Anspruch des Anbieters auf eine Vergütung für die über die vereinbarte Nutzung hinausgehende Nutzung bleibt unberührt.

2.8 Der Kunde hat einen Anspruch auf Wiedereinräumung der Zugangsberechtigung und der Zugriffsmöglichkeit, nachdem er nachgewiesen hat, dass er die vertragswidrige Nutzung eingestellt und eine zukünftige vertragswidrige Nutzung unterbunden hat.

3. Verfügbarkeit, Leistungsmängel

3.1 Die Verfügbarkeit der bereitgestellten Leistungen ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung.

3.2 Bei einer nur unerheblichen Minderung der Tauglichkeit der Leistungen zum vertragsgemäßen Gebrauch bestehen keine Ansprüche des Kunden wegen Mängeln. Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters wegen Mängeln, die bereits zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vorhanden waren, ist ausgeschlossen.

4. Datenschutz und Datensicherheit

4.1 Zum Datenschutz gilt unsere Datenschutzerklärung, ergänzend gilt die Paperfly Leistungsbeschreibung zur Datensicherheit.

4.2 Soweit der Anbieter auf personenbezogene Daten des Kunden oder aus dessen Bereich zugreifen kann, wird er ausschließlich als Auftragsverarbeiter tätig und diese Daten nur zur Vertragsdurchführung verarbeiten und nutzen. Der Anbieter wird Weisungen des Kunden für den Umgang mit diesen Daten beachten. Der Kunde trägt etwaige nachteilige Folgen solcher Weisungen für die Vertragsdurchführung. Der Kunde wird mit dem Anbieter die Details für den Umgang des Anbieters mit den Daten des Kunden nach den datenschutzrechtlichen Anforderungen vereinbaren. Die Parteien schließen hierzu einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag.

4.3 Der Kunde bleibt sowohl allgemein im Auftragsverhältnis als auch im datenschutzrechtlichen Sinne der Verantwortliche. Verarbeitet der Kunde im Zusammenhang mit dem Vertrag personenbezogene Daten (einschließlich Erhebung und Nutzung), so steht er dafür ein, dass er dazu nach den anwendbaren, insbe-sondere datenschutzrechtlichen Bestimmungen berechtigt ist und stellt im Falle eines Verstoßes den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei.

4.4 Für das Verhältnis zwischen Anbieter und Kunde gilt: Gegenüber der betroffenen Person trägt die Verantwortung für die Verarbeitung (einschließlich Erhebung und Nutzung) personenbezogener Daten der Kunde, außer soweit der Anbieter etwaige Ansprüche der betroffenen Person wegen einer ihm zuzurechnenden Pflichtverletzung zu vertreten hat. Der Kunde wird etwaige Anfragen, Anträge und Ansprüche der betroffenen Person verantwortlich prüfen, bearbeiten und beantworten. Das gilt auch bei einer Inanspruchnahme des Anbieters durch die betroffene Person. Der Anbieter wird den Kunden im Rahmen seiner Pflichten unterstützen.

4.5 Der Anbieter gewährleistet, dass Daten des Kunden ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland gespeichert werden, soweit nichts anderes vereinbart ist.

Eine Übersicht der im Rechenzentrum zum Einsatz kommenden physischen und betrieblichen Sicherheitsprozesse für die Netzwerk- und Serverinfrastruktur, sowie servicespezifische Sicherheitsimplementierungen werden hier beschrieben.

5. Pflichten des Kunden

5.1 Der Kunde hat die ihm bzw. den Nutzern zugeordneten Zugangsberechtigungen

sowie Identifikations- und Authentifikationsinformationen vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen und nicht an Unberechtigte weiterzugeben.

5.2 Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter aufgrund von Rechtsverletzungen freizustellen, die auf einer rechtswidrigen Verwendung des Leistungsgegenstands durch ihn beruhen oder mit seiner Billigung erfolgen. Erkennt der Kunde oder muss er erkennen, dass ein solcher Verstoß droht, besteht die Pflicht zur unverzüglichen Unterrichtung des Anbieters.

5.3 Der Kunde hat vom Anbieter zur Verfügung gestellte Möglichkeiten zu nutzen, seine Daten in seinem originären Verantwortungsbereich zu sichern.

6. Vertragswidrige Nutzung, Schadensersatz

6.1 Für jeden Fall, in dem im Verantwortungsbereich des Kunden unberechtigt eine vertragsgegenständliche Leistung in Anspruch genommen wird, hat der Kunde jeweils Schadensersatz in Höhe derjenigen Vergütung zu leisten, die für die vertragsgemäße Nutzung im Rahmen der für diese Leistung geltenden Mindestvertragsdauer angefallen wäre. Der Nachweis, dass der Kunde die unberechtigte Nutzung nicht zu vertreten hat oder kein oder ein wesentlich geringerer Schaden vorliegt, bleibt dem Kunden vorbehalten. Der Anbieter bleibt berechtigt, einen weitergehenden Schaden geltend zu machen.

6.2 Nutzern der paperfly Scan- und Portal Software ist insbesondere verboten:

Die folgende Aufzählung ist nicht abschließend und dient nur der Orientierung.

➔ Die Angabe einer falschen Identität oder das Handeln im Namen einer anderen Person ohne entsprechende Bevollmächtigung 

➔ Bewusster Zugriff auf nicht autorisierte Teile der Software

➔ Behinderung der normalen Funktion und Verfügbarkeit der Software durch DDOS Angriffe oder bewusste Überlastung von Core Funktionalitäten durch automatisierte Scripts (das Ausführen von Funktionen in einer Schleife)

 ➔ Der Upload oder das Übermitteln von invaliden Daten, Viren, Würmern, Schadcode, Malware, oder anderen Angriffe, die keine normale Benutzung des DMS widerspiegeln

➔ Das Entschlüsseln von Datenübertragungen zum Reverse-Engineering der Sicherheitsfunktionalitäten, die Umgehung von Login Prozessen oder der Versuch, das Hacken von DMS Benutzerkonten oder andere Versuche die Sicherheit des DMS zu kompromittieren

➔ Der Versuch die DMS Plattform ohne Zustimmung der Equinox GmBH auf Angriffsvektoren zu scannen (z.B. Portscans), der Versuch Softwarelücken auszunutzen

➔ Der Versuch durch Modifikation von übertragenen Datenpaketen auf Benutzerkonten, das DMS Portal oder fremde Hardware (z.B. Smartphones) zuzugreifen

Reproduktion, Vervielfältigung, Kopie, Verkauf, Tausch, Weiterverkauf, Vermietung, Weiterlizensierung der DMS Plattform oder einzelner Services

➔ Das Einbinden der DMS Plattform oder einzelner Services in eigene Produkte zum Weiterverkauf ohne schriftliche Einwilligung des Anbieters 

➔ Die Veröffentlichung von Informationen über die Performance der DMS Plattform, diese Informationen werden als vertraulich angesehen

➔ Das Modifizieren von Services der DMS Plattform durch Eingriffe in den Datenverkehr

➔ Reverse Engineering, desassemblieren, dekompilieren, oder anderer Vorgehensweisen, die darauf gerichtet sind den Source Code, zugrundeliegende Ideen, Algorithmen, Dateiformate oder non-public APIs der DMS Plattform zu erforschen, soweit ein solches Vorgehen in der anzuwendenden Jurisdiktion nicht explizit erlaubt ist und auch dann nur mit Ankündigung, bzw. Information der Equinox GmbH

➔ Verhindern oder Umgehen von Sicherheitsmaßnahmen, Daten- oder Dokument-Übertragungslimits, oder das Konfigurieren von Services der DMS Plattform in einer Art, die geeignet ist, normalerweise anfallende Kosten zu umgehen.

➔ die Distribution von Services der DMS Plattform in einer anderen Art als explizit in diesem Dokument erlaubt

➔ der Zugriff auf das DMS, um ein Konkurrenzprodukt zu erstellen oder Features oder das Benutzerinterface zu kopieren

➔ Die Nutzung des DMS für eine Produktevaluierung, Benchmarks, oder andere Vergleichsanalysen zur öffentlichen Publikation ohne die Zustimmung der Equinox GmbH

➔ Das Entfernen oder Unkenntlichmachen von Markensymbolen, Logos oder Coypright Informationen der Equinox GmbH (inclusive Reports, die aus dem DMS erstellt wurden) 

7. Störungsmanagement

7.1 Störungen im Demonstrationsbetrieb

Im kostenlosen Demonstrationsbetrieb übernimmt die Equinox GmbH keinerlei Haftung für Verlust oder Nichterreichbarkeit von Datenbeständen, sofern seitens der Equinox GmbH nicht arglistig, vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt wurde. Ein Anspruch auf Wartung und Pflege ist, soweit gesetzlich zulässig, grundsätzlich ausgeschlossen.

7.2 Der Anbieter wird Störungsmeldungen des Kunden entgegennehmen, den vereinbarten Störungskategorien (Ziffer 7.4) zuordnen und anhand dieser Zuordnung die vereinbarten Maßnahmen zur Analyse und Bereinigung von Störungen durchführen.

7.3 Der Anbieter wird während seiner üblichen Geschäftszeiten ordnungsgemäße Störungsmeldungen des Kunden entgegennehmen und jeweils mit einer Kennung versehen. Auf Anforderung des Kunden bestätigt ihm der Anbieter den Eingang einer Störungsmeldung unter Mitteilung der vergebenen Kennung.

7.4 Soweit nichts anderes vereinbart ist, wird der Anbieter entgegengenommene Störungsmeldungen nach erster Sichtung einer der folgenden Kategorien zuordnen:

a) Schwerwiegende Störung

Die Störung beruht auf einem Fehler der vertragsgegenständlichen Leistungen, der die Nutzung der vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere

der Software, unmöglich macht oder nur mit schwerwiegenden Einschränkungen erlaubt. Der Kunde kann dieses Problem nicht in zumutbarer Weise umgehen und deswegen unaufschiebbare Aufgaben nicht erledigen.

b) Sonstige Störung

Die Störung beruht auf einem Fehler der vertragsgegenständlichen Leistungen, der die Nutzung der vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere

der Software, durch den Kunden mehr als nur unwesentlich einschränkt, ohne dass eine schwer-wiegende Störung vorliegt.

c) Sonstige Meldung

Störungsmeldungen, die nicht in die Kategorien a)

und b) fallen, werden den sonstigen Meldungen zugeordnet. Sonstige Meldungen werden vom Anbieter nur nach den dafür getroffenen Vereinbarungen behandelt.

7.5 Bei Meldungen über schwerwiegende Störungen und sonstige Störungen wird der Anbieter unverzüglich anhand der vom Kunden mitgeteilten Umstände entsprechende Maßnahmen einleiten, um zunächst die Störungsursache zu lokalisieren.

Stellt sich die mitgeteilte Störung nach erster Analyse nicht als Fehler der vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere der bereitgestellten Software, dar, teilt der Anbieter dies dem Kunden unverzüglich mit.

Sonst wird der Anbieter entsprechende Maßnahmen zur weitergehenden Analyse und zur Bereinigung der mitgeteilten Störung veranlassen oder – bei Drittsoftware – die Störungsmeldung zusammen mit seinen Analyseergebnissen dem Vertreiber oder Hersteller der Drittsoftware mit der Bitte um Abhilfe übermitteln.

Der Anbieter wird dem Kunden ihm vorliegende Maßnahmen zur Umgehung oder Bereinigung eines Fehlers der vertragsgegenständlichen Leistungen, insbesondere der bereitgestellten Software, etwa Handlungsanweisungen oder Korrekturen der bereitgestellten Software, unverzüglich zur Verfügung stellen.

Der Kunde wird solche Maßnahmen zur Umgehung oder Bereinigung von Störungen unverzüglich übernehmen und dem Anbieter bei deren Einsatz etwa verbleibende Störungen unverzüglich erneut melden.

8. Ansprechstelle (Hotline)

8.1 Ansprechstelle Demonstrationsbetrieb

Im kostenlosen Demonstrationsbetrieb besteht kein Anspruch auf Nutzung der Hotline, der Equinox GmbH steht es darüber hinaus frei, den Hotline Service für Testnutzer im kostenlosen Demonstrationsbetrieb jederzeit ohne Angabe von Gründen einzuschränken oder einzustellen. Grundsätzlich freuen wir uns natürlich über Feedback, Wünsche und Anregungen von jedem Interessenten!

8.2 Vertragliche Leistungen

Der Anbieter richtet eine Ansprechstelle für den Kunden ein (Hotline). Diese Stelle bearbeitet die Anfragen des Kunden im Zusammenhang mit den technischen Einsatzvoraussetzungen und -bedingungen der bereitgestellten Software sowie zu

einzelnen funktionalen Aspekten.

8.3 Annahme und Bearbeitung von Anfragen

Voraussetzung für die Annahme und Bearbeitung von Anfragen ist, dass der Kunde gegenüber dem Anbieter fachlich und technisch entsprechend qualifiziert

es Personal benennt, das intern beim Kunden mit der Bearbeitung von Anfragen der Anwender der bereitgestellten Software beauftragt ist. Der Kunde ist verpflichtet, nur über dieses dem Anbieter benannte Personal Anfragen an die Hotline zu richten und dabei vom Anbieter gestellte Formulare zu verwenden.

Die Hotline nimmt solche Anfragen per E-Mail, Telefax und Telefon während der üblichen Geschäftszeiten des Anbieters entgegen.

Die Hotline wird ordnungsgemäße Anfragen im üblichen Geschäftsgang bearbeiten und soweit möglich beantworten. Die Hotline kann zur Beantwortung auf dem Kunden zugängliche Dokumentationen und sonstige Ausbildungsmittel für die bereitgestellte

Software verweisen. Soweit eine Beantwortung durch die Hotline nicht oder nicht zeitnah möglich ist, wird der Anbieter – soweit dies ausdrücklich vereinbart ist – die Anfrage zur Bearbeitung weiterleiten, insbesondere Anfragen zu nicht von ihm hergestellter Software.

Weitergehende Leistungen der Hotline, etwa andere Ansprechzeiten und -fristen sowie Rufbereitschaften oder Einsätze des Anbieters vor Ort beim Kunden sind vorab ausdrücklich zu vereinbaren.

9. Vertragslaufzeit und Vertragsbeendigung

9.1 Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen erfolgt ab dem im Vertrag bezeichneten Datum zunächst für die Dauer der im Vertrag vereinbarten Laufzeit. Während dieser Mindestlaufzeit ist eine vorzeitige ordentliche Kündigung beidseitig ausgeschlossen.

9.2 Der Vertrag kann frühestens zum Ablauf der Mindestlaufzeit von einem Monat gekündigt werden. Geschieht dies nicht, verlängert sich der Vertrag jeweils um einen weiteren Monat. Eine Rückerstattung für bezahlte aber nach Zugang der Kündigung nicht mehr genutzte Tage zum Monatsende ist ausgeschlossen.

9.3 Das Recht jedes Vertragspartners zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

9.4 Jede Kündigungserklärung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform.

Es gilt Ziffer 8.4 AV Equinox.

9.5 Der Kunde wird rechtzeitig vor Beendigung des Vertrages seine Datenbestände eigenverantwortlich sichern (etwa durch Download). Auf Wunsch wird der Anbieter den Kunden dabei unterstützen, es gilt Ziffer 4.3 AV Equinox. Eine Zugriffmöglichkeit des Kunden auf diese Datenbestände wird nach Beendigung des Vertrages schon aus Gründen der Auftragsdatenverarbeitung regelmäßig nicht mehr gegeben sein.

10. Geltung der AV Equinox

Ergänzend gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen der AV Equinox.

Münster, 25. Oktober 2021.